For at kunne lave miniudbud gennem dynamisk indkøbssystem skal du først oprette en ramme, der indkapsler de behov, som du ønsker faciliteret. Det betyder, at du definerer indkøbsområder, kategorier, egnethedskrav og tildelingskriterier i systemet således, at du får adgang til de mest relevante tilbudsgivere.

Slutteligt gør det sig gældende, som med alle andre typer udbud, at dette skal publiceres i EU.

Når du har oprettet rammerne for dine miniudbud, skal du nu offentliggøre, at du accepterer ansøgninger fra relevante tilbudsgivere. Herefter skal du godkende eller afvise ansøgningerne ud fra de egnethedskrav, du har defineret i det første trin.

Nu kan du lave dine miniudbud eller tilbudsindhentning. Miniudbuddet sendes automatisk ud til de godkendte tilbudsgivere. Hvis du laver en tilbudsindhentning, vælger du selv, hvilke tilbudsgivere du sender dit materiale til. Tilbudsgiverne kan igennem platformen kommunikere tilbage med spørgsmål og kommentarer til dit miniudbud. Derved muliggør platformen, at al kommunikation mellem dig og tilbudsgivere håndteres elektronisk.

Efter tilbudsgiverne har modtaget dit miniudbud, kan de nu afgive tilbud. Når disse er afgivet, kan du indhente dem igennem platformen. Dernæst skal du gennemlæse dem, for at finde det tilbud, der passer nøjagtigt til den ydelse, du har behov for.

Dette er det sidste trin i processen, hvor udvælgelsen af tilbud finder sted. Du vælger her det tilbud, som passer bedst til de krav og kriterier, som du har opstillet i dit miniudbud.